e-Umowy – informatyzacja procesów zatrudnienia w Polsce

W dobie cyfryzacji i dynamicznych zmian na rynku pracy, ustawodawca podejmuje istotne kroki w kierunku uproszczenia i informatyzacji procesów zatrudnienia oraz związanych z tym rozliczeń.

Elektroniczne rozwiązania mają na celu nie tylko zwiększenie efektywności administracji, ale przede wszystkim zapewnienie większej transparentności i bezpieczeństwa prawnego dla pracodawców, pracowników, stron umów cywilnoprawnych i instytucji publicznych. Aktualnie kluczowym narzędziem tej transformacji jest system teleinformatyczny do obsługi niektórych umów (dalej: „System”), którego wdrożenie i rozwój wpisują się w strategiczne plany cyfryzacji państwa oraz reformy rynku pracy.

Istniejące regulacje wprowadzają nowoczesne rozwiązania w obszarze zatrudniania, w tym szczególnie istotne ułatwienia dla najmniejszych przedsiębiorców oraz dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Proces elektronicznej transformacji systemów kadrowo-płacowych trwa. Planowane są też nowe działania poszerzające możliwości korzystania z Systemu.

W niniejszym artykule zostaną omówione podstawy prawne, zakres działania Systemu i jego funkcjonalności oraz uwarunkowania związane z zatrudnianiem cudzoziemców, a także planowane zmiany legislacyjne.

Podstawy prawne i ramy legislacyjne

System teleinformatyczny do obsługi niektórych umów został wprowadzony Ustawą z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów[1] (dalej: „Ustawa”). Stanowi ona podstawę prawną funkcjonowania Systemu, którego celem jest uproszczenie i standaryzacja procesu zatrudnienia, poprzez umożliwienie dokonywania czynności prawnych tj. zawierania, zmiany i rozwiązywania umów cywilnoprawnych, jak i umów o pracę. System ten jest jednocześnie narzędziem wspierającym użytkownika w procesach techniczno-formalnych, m.in. automatycznie oblicza wymiar urlopu wypoczynkowego, usprawnia proces wydania świadectwa pracy, a także umożliwia dostęp do dokumentacji pracowniczej, jak i wspomaga obliczanie należności podatkowych.

Zakres zastosowania Systemu i ograniczenia

Zgodnie z Ustawą z Systemu będą mogli skorzystać mikroprzedsiębiorcy i pracodawcy zatrudniający nie więcej niż 9 osób, rolnicy, osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami oraz rodzic planujący zatrudnienie niani.

Z uwagi na powyższy zakres podmiotowy, umowy które można zawrzeć za pomocą Systemu, obejmują umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług i umowy o pracę, a także umowy zawierane przez rodzica z nianią, czyli tzw.  umowy uaktywniające, o których jest mowa w art. 50 ust. 1 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3[2]. Ustawodawca, tworząc katalog zamknięty umów możliwych do zawarcia za pomocą Systemu, wyłączył z niego pozostałe umowy cywilnoprawne takie jak np. umowa o dzieło.

Należy podkreślić, że korzystanie z Systemu jest dobrowolne, a zawarcie i obsługa umowy za jego pośrednictwem wymaga zgody obu stron umowy. Zgodnie z art. 5 ust. 2 Ustawy, raz udzielona zgoda nie może być odwołana, co oznacza, że umowa raz zawarta w ramach Systemu, będzie w nim funkcjonować w ustalonym kształcie przez cały okres jej obowiązywania.  

Forma zawarcia umowy

Ustawodawca projektując System ujednolicił formę zawarcia umów. Wymaga to formy elektronicznej z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jednakże w art. 5 ust. 4 Ustawy wskazano również możliwość zawarcia umowy za pomocą bezpłatnych narzędzi takich jak podpis osobisty, który może być wydany wraz z dowodem osobistym, lub profil zaufany. Powyższe rozwiązanie zaostrza formę zawarcia umowy cywilnoprawnej, która z pominięciem systemu dopuszcza formę dokumentową, a nawet ustną.

Harmonogram wdrażania i rozszerzenie zakresu zastosowania – kto i kiedy będzie mógł korzystać z Systemu?

Obecnie System jest w fazie przygotowań i testów i nie jest jeszcze dostępny dla użytkowników. Zgodnie z art. 23 Ustawy System miał zostać przygotowany i udostępniony użytkownikom w okresie 3 lat od jej wejścia w życie (tj. grudnia 2022 r.) i ma zostać uruchomiony w styczniu 2026 r.[3] 

Jednocześnie warto zaznaczyć, że planowane są zmiany w funkcjonowaniu Systemu. Wyrazem tego jest projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (numer wykazu RCL UDER4), w którym przepisy ograniczające zastosowanie Systemu do małych podmiotów zostały usunięte.

Zakres przedmiotowy również może ulec zmianie i zostać rozszerzony. W Systemie ma być dodatkowo możliwość obsługi umów o wolontariacie i umów towarzyszących zatrudnieniu, tj. umowy o zakazie konkurencji, umowy szkoleniowe, czy umowy o współodpowiedzialności materialnej pracowników.

Zgodnie z art. 1 pkt 8 lit. b projektu nowelizacji Ustawy (art. 5) umowy zawarte poza Systemem, będą mogły być w nim obsługiwane, bez konieczności zawierania nowych umów,  za zgodą stron. Takie rozwiązanie pozwoli na harmonizację dokumentacji i daje możliwość objęcia funkcjonalnościami Systemu również tych umów, które zostały zawarte w formie tradycyjnej.

Obecnie projekt jest w trakcie prac legislacyjnych, nie został jeszcze przekazany  do Sejmu i uchwalony. Wobec powyższego ostateczny kształt zmian może ulec modyfikacjom w toku procesu legislacyjnego.

Główne funkcjonalności systemu

Według obecnych założeń System, zgodnie z art. 4 i art. 5 Ustawy, ma na celu kompleksową obsługę wybranych umów poprzez jeden portal elektroniczny. Po zalogowaniu użytkownicy będą mogli zawrzeć umowę, dokonywać jej zmian, rozwiązywać ją, a także spełniać obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędów skarbowych. System ma umożliwiać obliczenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, obliczenie należności podatkowych, przesyłanie informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz przesyłanie danych ubezpieczeniowych do systemów ZUS.

System będzie również pełnił funkcję repozytorium dokumentów kadrowych. W jego ramach będzie przechowywana dokumentacja dotycząca umów, w tym dokumentacja pracownicza. System będzie umożliwiał również wydanie świadectwa pracy. Dzięki opisywanemu narzędziu pracodawca uzyska wiedzę o obowiązkach informacyjnych wynikających z art. 29 § 3–3³ Kodeksu pracy.

Pracownik po rozwiązaniu umowy będzie mógł uzyskać z Systemu informacje o warunkach nabycia prawa do zasiłku dla bezrobotnych i ubezpieczenia zdrowotnego.

W odniesieniu do umów uaktywniających system będzie wspierał rodzica w zawieraniu i obsłudze umów z nianią. System będzie automatyzował rozliczenia, ułatwiał zgłoszenia do ZUS i ograniczał konieczność kontaktu z urzędami. Rodzic uzyska dostęp do formularzy elektronicznych i będzie mógł w prosty sposób zadbać o zgodność z wymogami prawnymi i terminowość płatności składek oraz rozliczeń podatkowych, eliminując ryzyko błędów formalnych.

E-Umowy w zatrudnieniu cudzoziemców

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom[4], wprowadza istotne uproszczenia w procedurach zatrudniania cudzoziemców. Jedną z najważniejszych zmian jest obowiązek pełnej elektronizacji postępowań dotyczących zezwoleń oraz oświadczeń. Od 1 czerwca 2025 r. wnioski, oświadczenia, załączniki oraz dokumenty w tych sprawach muszą być składane wyłącznie drogą elektroniczną za pomocą systemu praca.gov.pl. Dokumenty złożone w innej formie pozostaną bez rozpoznania.

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w art. 17 ust. 1 pkt 2 ustanawia obowiązek pracodawcy przekazania organowi wydającemu zezwolenie kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim. Zgodnie z założeniami Ustawy, nowy System ma przewidywać możliwość przekazania za jego pomocą umowy z cudzoziemcem organowi, który wydał zezwolenie na pracę cudzoziemca lub wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń. Będzie to stanowiło znaczne ułatwienie dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców i jest wyrazem idei integracji Systemu z narzędziami administracji publicznej i automatyzacji procesów administracyjnych.

Realizacja założeń ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom wymaga założenia indywidualnych kont użytkowników, zarówno przez pracodawców, jak i cudzoziemców, mających możliwość korzystania z nich w celu śledzenia statusu wniosków i decyzji.

Podsumowanie

Wdrażanie Systemu obsługującego e-Umowy  stanowi ważny krok w kierunku cyfryzacji rynku pracy.

Istotnym wyzwaniem stojącym przed realizatorem Systemu pozostaje zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych i informacji finansowych, szczególnie w kontekście wymagań RODO oraz krajowych przepisów o ochronie danych. System musi gwarantować poufność, integralność oraz dostępność danych, a także transparentność procesów przetwarzania informacji.

Dodatkowo, integracja systemu z innymi platformami administracji publicznej wymaga skoordynowanych działań na poziomie centralnym i współpracy między różnymi resortami. Złożoność procesów oraz konieczność aktualizacji systemu zgodnie z dynamicznie zmieniającym się prawem pracy i innymi przepisami stanowi wyzwanie zarówno dla twórców oprogramowania, jak i dla użytkowników.

Również kwestie związane z zatrudnianiem cudzoziemców, w tym monitorowanie legalności ich pracy oraz współpraca z urzędami ds. cudzoziemców i służbami zatrudnienia, wymagają stałego nadzoru i rozwoju funkcji systemu teleinformatycznego, aby zapobiegać zjawiskom nielegalnego zatrudnienia oraz nadużyciom.

W perspektywie długoterminowej, rozwój Systemu może przyczynić się do znacznej automatyzacji i uproszczenia procesów zatrudnienia, ograniczenia kosztów administracyjnych pracodawców oraz poprawy warunków pracy poprzez ograniczenia zatrudnienia w „szarej strefie”.

Sandra Warda

radca prawny

[1] Dz.U. 2022 poz. 2754

[2] Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U.2025 poz. 798)

[3] E. Martyna, PIP skontroluje e-umowy bez wiedzy pracodawcy [dostęp: 15.10.2025].

[4] Dz.U. 2025 poz. 621